Quelle est la méthode de travail ?
La méthode Sentinelle s’appuie sur une approche pragmatique et centrée sur les utilisateurs :
- collecter les retours et problématiques au plus près du terrain (via des ateliers, des démos, des entretiens, questionnaires, etc.), en lien avec les usagers et les éditeurs ;
- travailler étroitement avec eux et en cycle court pour les résoudre.
Des sessions de travail, transverses ou centrées sur un sujet spécifique, sont régulièrement organisées, avec les différentes parties prenantes. Un séminaire tripartite pouvoirs publics - éditeurs - professionnels de santé, a été organisé le 20 novembre 2023 pour partager les avancées et co-construire la suite du plan de travail et acter cette approche de travail collaborative.
Au cours de l’année 2023, un focus particulier a été mis sur la Médecine du Ville où de nombreuses difficultés ont été remontées par les acteurs du terrain. Pour autant la démarche Sentinelle est transverse et vise à répondre aux enjeux de tous les couloirs en charge de la santé des usagers.
Etape 1 : écouter, qualifier et prioriser les principaux irritants à résoudre pour simplifier le quotidien des professionnels de santé
Les principaux défis à relever pour simplifier les usages numériques en cours de développement :
1. Améliorer la qualité et la performance des versions Ségur des logiciels de gestion de cabinets en Médecine de Ville (LGC)
- Difficultés liées à la qualité technique : bugs, instabilités et baisses de performance liées aux mises à jour des logiciels
- Ergonomie complexe : des parcours utilisateurs complexes et chronophages (“trop de clics”)
2. Simplifier la démarche de qualification de l’Identité Nationale de Santé (INS), prérequis à l’alimentation de Mon espace santé
- Un processus compliqué et chronophage dans le logiciel
- Une méconnaissance du rôle de la démarche de qualification et des modalités pour le faire
- Une opposition à la démarche
> Perception d’une action de “contrôle d'identité” vs. contrôle de cohérence
> Activité jugée chronophage
- Une délégation au secrétariat techniquement impossible au vu des moyens d’authentification actuels (CPE anonymes, 90% des cas de figure dans les cabinets libéraux).
3. Renforcer l'engagement des professionnels dans l'alimentation systématique de MES
1. Réticence au principe d’alimentation systématique de MES
- Une réticence, voire une opposition exprimée quant au principe d’alimentation systématique de Mon espace santé, en se projetant notamment sur une difficulté à retrouver dans le futur les documents utiles et des inquiétudes sur la sécurité des données
2. Forte méconnaissance de MES par les patients et professionnels de santé
- Méconnaissance et usage actif de MES par les patients : 68M d’utilisateurs ont un espace santé, mais seuls 10,5M l’ont activé à date (15% des utilisateurs)
- L’arrivée de Mon espace santé et son articulation avec le DMP a généré la confusion pour les professionnels de santé
4. Faire évoluer la Messagerie Sécurisée de Santé (MSS) pour s’adapter aux contraintes et usages du quotidien
- Impossibilité de partager une boîte aux lettres pour les professionnels exerçant dans un même cabinet ;
- Impossibilité pour un professionnel responsable d’une boîte de messagerie sécurisée de déléguer l'accès à des tiers ;
- Complexité de l'identification de l'adresse MSSanté du destinataire
5. Corriger les régressions ressenties sur la MSS
- Absence d’interopérabilité historique entre les messageries sécurisées (Apicrypt, les différentes MSSanté) ;
- Problématiques d’intégration/format des résultats reçus par MSS (CR biologie, CR imagerie, CR hospitaliers) ;
- Les LGC reçoivent 2 types de flux pour les résultats de biologies : HPRIM et CDA ;
- Problèmes de construction des CDA des documents échangés par MSS professionnelle.
6. Permettre la délégation des tâches essentielles
- Attentes de professionnels de santé de pouvoir donner accès à des services numériques (tels que TLSi de l’Assurance Maladie, MSSanté, consultation du dossier médical de Mon espace santé) à leurs collaborateurs (assistants médicaux, secrétaires médicales)
- Attente de flexibilité pour mieux s’adapter aux évolutions organisationnelles (ex. turnovers, nouveaux profils, etc.)
7. Renforcer l’offre de formation et d’accompagnement
- Insatisfaction sur le dispositif d’accompagnement / formation (retours terrains confortés par l’enquête de satisfaction T0-T3)
- Une méconnaissance des évolutions numériques par les professionnels
8. Faciliter la complétion et la prise en main du Volet de synthèse médicale (VSM)
- Impératif de structuration contraignant et difficultés au codage (ergonomie, non pertinence de certains items, chronophage, texte libre non repris...)
- Difficultés à retrouver les items recherchés dans les terminologies mises à disposition
- Impératif de structuration contraignant : Texte libre non repris dans le VSM car non codé, même si médicalement pertinent
- Génération automatique du VSM sans nuance : besoin de pouvoir sélectionner ce qui est médicalement pertinent ou pas
9. Faciliter la prise en main de l’ordonnance numérique
- Le professionnel ne sait pas toujours s’il dispose dans son logiciel de l’Ordonnance Numérique
- Des fonctionnements de l’ordonnance numérique insatisfaisants
> Impossibilité d’envoi des prescriptions au DMP si l’ordonnance numérique est inactivée
> Demande du consentement à chaque envoi d’ordonnance pour l'accès du prescripteur aux données de délivrance
> Impossibilité de modifier une ordonnance une fois validée et envoyée
> Place trop importante des datamatrix INS sur les ordonnances
> Nécessité de réalisation d’ordonnances distinctes pour médicaments et dispositifs médicaux
Etape 2 : mettre en place les solutions
Depuis 2023, l’équipe Sentinelle, en lien étroit avec les éditeurs de logiciels, a mis en place des actions permettant de lever les freins identifiés.
1. Améliorer la qualité et la performance des versions Ségur des logiciels de gestion (LGC) en médecine de ville
✅Diagnostic approfondi des difficultés rencontrées avec les acteurs terrain et identification des leviers et solutions concrètes d’amélioration dans les logiciels (parcours utilisateurs, adaptation des fonctionnalités, etc.) pour répondre aux besoins identifiés
✅ Déploiement en cycle rapide de versions itératives améliorées des logiciels de gestion de cabinet sur un périmètre prioritaire, désormais stabilisées et en cours de déploiement généralisé
- Jusqu’à 12 versions par éditeur
- Alimentation de MES a triplé entre août et décembre 2023, atteignant 6.54M de documents en décembre 2023
🚧Evaluation de la satisfaction des utilisateurs et suivi à haut niveau de l’alimentation.
2. Simplifier la démarche de qualification de l’Identité Nationale de Santé (INS)
✅Optimisation de l’ergonomie des logiciels sur le volet INS (exigences dédiées) : possibilité de qualifier en 1 clic
✅ Adoption d’une procédure d’exception pour les professionnels de santé libéraux en situation de qualifier l'INS des patients déjà connus (Plus d’infos ici)
✅ Diffusion d’un kit de communication (accessible ici) pour sensibiliser les patients, et actions de sensibilisation auprès des patients concernant le rôle de la validation de l’INS
✅ Outillage des professionnels avec des documents “ressources” /fiches pratiques liées aux retours du téléservice INSi :
- Conduite à tenir en cas de discordance entre l’INS et la pièce d’identité (lien ici)
- Conduite à tenir en fonction du retour d’INSi (lien ici)
🚧 Favoriser la délégation de la qualification de l’INS : démarche d’accompagnement pour que les professionnels s’équipent des moyens d’identification adéquat s(cartes CPE nominatives cf. matrice des usages) + évolutions techniques (connexion TLSi par e-CPS)
3. Renforcer l'engagement des professionnels dans l'alimentation systématique de MES
3.1. Embarquer des évolutions techniques nécessaires pour faire en sorte que l'alimentation soit pertinente et la consultation facilitée
✅Implémentation de la retenue d’un document en 1 clic
✅Actions de sensibilisation autour de la démarche d’alimentation systématique
✅Intégration d’exigences logicielles de la Vague 2 Ségur axées sur l’amélioration de la consultation pour retrouver facilement les documents pertinents (ex: filtres avancés multicritères des documents - date, type, spécialité, auteur, etc.)
3. Renforcer l'engagement des professionnels dans l'alimentation systématique de MES
3.2. Améliorer la connaissance de MES par les patients et professionnels de santé
✅Campagne d’accompagnement auprès des médecins sur le Ségur / Mon espace santé par les DNS de l’Assurance Maladie
✅Reprise et accélération des actions de communication nationale à destination du grand public (campagne septembre 2023, nouvelles campagnes planifiées 2024 : affichages, médias, réseaux sociaux) ainsi qu’à destination des professionnels de santé (médias spécialisés, webinaires, etc.)
✅ Multiplication des actions Ambassadeurs et des partenariats avec des acteurs de la médiation numérique afin de sensibiliser les usagers et d’aider à l’activation: +2500 ambassadeurs mobilisables en France, 4000 conseillers France Service, etc.(ici)
4. Faire évoluer la MSSanté pour s’adapter aux contraintes et usages du quotidien
✅ Evolution du référentiel des opérateurs de messagerie permettant les améliorations suivantes proposant notamment :
- Mise en place d’un nouveau type de boîtes aux lettres d’organisation partageables avec des cotitulaires, aujourd’hui inaccessibles en médecine de ville s’il n’y a pas de structure de type FINESS (Déploiement sur le terrain attendue pour S2 2024) ;
- Mise en place de mécanismes de délégation à d’autres professionnels, dont les assistants médicaux et les secrétaires médicales (sur le terrain attendue pour S2 2024).
✅Intégration d’exigences dans la Vague 2 dans l’objectif de sécuriser des critères de recherche minimum dans les logiciels métier.
5. Corriger les régressions ressenties sur la MSS
✅ Mise en production de l’API LPS par les opérateurs MSS permettant de faciliter l’intégration de l’ensemble des messageries dans les solutions des éditeurs de logiciels
✅Intégration d’exigences logicielles pour la Vague 2 permettant de garantir une meilleure intégration de la MSSanté et la mise en conformité à l’API LPS
✅ Mise à disposition d’outils permettant de tester la qualité des documents versés dans la messagerie de format CDA qui permettent leur intégration facilitée (ici)
6. Permettre la délégation des tâches essentielles
✅ Premier niveau de diagnostic des besoins de délégation attendus
✅Enregistrement des secrétaires médicales et assistants médicaux dans le RPPS permettant d’obtenir une e-CPS donnant accès à des services tels que le TLSi INSi et à la MSSanté (S2 2024)
7. Renforcer l’offre de formation et d’accompagnement
✅ Contribution des DNS experts de l’Assurance Maladie pour “adapter” les supports de formation des éditeurs mis à disposition des professionnels de santé (fait pour la Vague 1 et prévu pour la Vague 2)
✅ Renforcement des attendus de formation incluses dans les Prestations Ségur Vague 2 dans les modèles d’AF Vague 2 mis en concertation :
- Obligation de proposer au moins une séance de formation collective d'1h sur la solution logicielle
- Envoi systématique du support récapitulatif de la formation aux clients
8. Faciliter la complétion et la prise en main du Volet de synthèse médicale (VSM)
✅CI-SIS revu pour autoriser la création du VSM même si le médecin traitant n’est pas spécifié
✅Partage aux éditeurs d’optimisations logicielles à mettre en œuvre pour faciliter la génération du VSM. Plus de 700.000 VSM produits pendant le mois de décembre et près de 2,8 millions de DMP alimentés par un VSM en 2023 !
9. Faciliter la prise en main de l’ordonnance numérique
✅ Mise en place de pré-séries pour s’assurer de l’utilisabilité par les professionnels avant généralisation
✅ Elaboration d’une nouvelle version de cahier des charges permettant de solutionner certains irritants (ex recueil explicite du consentement du patient à chaque ordonnance) et publication décret en conseil d’Etat
✅Retrait de l’obligation d’insérer le datamatrix INS en plus du QR code Ordonnance numérique
✅ Promotion des implémentations facilitantes auprès des éditeurs
Quels moyens d’identification électroniques pour quels usages ?
Les professionnels du terrain ont remonté leur attente d'y voir clair sur les services numériques auxquels leurs moyens d'identification électronique (MIE) leur donnaient accès (CPE, CPS, e-CPS, certificat serveur, etc.).
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