Quel est le niveau d'exigence demandé pour la justification de la mobilisation des ressources internes ?
Le candidat doit uniquement renseigner la trame de l’état financier en y indiquant les temps mobilisés par chaque professionnel dans le cadre de l’appel à financement, et en ventilant les temps mobilisés par objectif. L’Agence du Numérique en Santé n’attend pas d’autres documents justificatifs relatifs à la mobilisation des équipes. Il est rappelé qu’un récapitulatif de paie annuel (au titre de 2025 et/ou 2026) ou un journal de paie est attendu pour chacun des salariés en annexe de la trame de l’état financier.
S’agissant de la mobilisation de fonds européens, des contrôles complémentaires a posteriori peuvent être réalisés à l’initiative de la Commission Européenne. Dans ce cadre, il est recommandé aux candidats de (i) formaliser des lettres de mission permettant de justifier de la mobilisation des personnels les plus engagés dans l’atteinte des objectifs du domaine, (ii) tenir à jour un document de suivi des temps mobilisés. La formalisation et la signature de lettres de mission permet de justifier de la nouveauté des coûts engagés pour l’atteinte des objectifs du domaine et pour lesquels des subventions auront été accordées.
Le format de la lettre de mission est libre. Elle doit néanmoins inclure les informations essentielles suivantes : le temps consacré, la personne concernée, la mission attribuée, le nom de l'établissement de santé et les signatures associées.
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